Интернет-приемная Версия для слабовидящих
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ ГОРОД БАЛАШОВ

СОВЕТ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД БАЛАШОВ
БАЛАШОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ


РЕШЕНИЕ 38/2

от 8.7.2011

г. Балашов


О порядке формирования архивных фондов муниципального образования город Балашов

 

      В соответствии со статьей 14 Федерального закона от 06.10.2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», ст.20 Устава муниципального образования город Балашов, Совет муниципального образования город Балашов

 

РЕШИЛ:

 

1. Утвердить Положение о порядке формирования и содержания архивных фондов муниципального образования город Балашов.

2. Настоящее решение вступает в силу с момента его опубликования (обнародования).

 Глава муниципального  

образования город Балашов                                                                   А.В.Кудряшов

 

Утверждено

Решением Совета муниципального образования город Балашов

от 06.07.2011г. №38/2

 

Положение «О порядке формирования

и содержания архивных фондов

Муниципального образования город Балашов»

 

Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

 

Статья 1. Общие положения

Документы муниципального образования город Балашов, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, относятся к составу Архивного фонда Российской Федерации, подлежат постоянному хранению.

До передачи на муниципальное хранение эти документы временно, в пределах, установленных действующим законодательством срока, хранятся в муниципальных учреждениях и организациях.

 

Статья 2. Понятия и определения

Муниципальное учреждение - некоммерческая организация (в том числе орган местного самоуправления), созданная муниципальным образованием для выполнения работ, оказания услуг в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий органов местного самоуправления.

В настоящем положении также применяются понятия в соответствии с понятийным аппаратом, используемым в Федеральном законе от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

 

Статья 3. Комплектование архивных фондов муниципального образования

1. Комплектование архивных фондов муниципального образования - это систематическое пополнение архива документами муниципальными учреждениями и предприятиями, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

2. Комплектование архивных фондов включает:

- определение источников комплектования архива;

- определение состава документов, подлежащих приему в архив;

- организация передачи документов в архив.

3. Основными источниками комплектования архива муниципального образования являются орган местного самоуправления, муниципальные учреждения и предприятия.

4. Состав документов, подлежащих передаче в архив:

4.1. Архив фонд муниципального образования комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.

4.2. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив муниципального образования, как правило, не подлежат. Они хранятся в подведомственных организациях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

4.3. Дела постоянного хранения, после истечения сроков временного хранения, а также в установленных законодательством случаях, подлежат передаче в муниципальный архив

4.4. До передачи на хранение в муниципальный архив документы находятся на временном хранении в органах местного самоуправления, с последующей передачей в муниципальный архив на постоянное хранение.

4.5. В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.

5. Архивные документы, находящиеся в муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации или федеральными законами.

 

Статья 4. Формирование архивных фондов муниципального образования

1. Формирование архивных фондов муниципального образования включает:

- формирование и оформление дел;

- проведение экспертизы ценности документов;

- составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

- организация передачи документов органов местного самоуправления, муниципальных организаций в муниципальный архив.

 

2. Документы в текущем делопроизводстве муниципального образования формируются в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве муниципального образования, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

3. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета и индексации дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного хранения и по личному составу.

4. Номенклатуры дел утверждаются руководителями муниципальных учреждений и предприятий

 

Статья 5. Формирование дел

1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3. Формированием дел в органах местного самоуправления муниципального образования город Балашов, муниципальных учреждениях и предприятиях занимаются лица, ответственные за делопроизводство и архив.

4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских комиссий, и др.;

5. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

6. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

 

Статья 6. Оформление дел

1. Оформление дел - это подготовка их к последующему хранению. Дела органов местного самоуправления, муниципальных организаций подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года.

2. Оформление дел проводится работниками, ответственными за делопроизводство и архив.

3. В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и по личному составу.

4. Полное оформление дел предусматривает: подшивку дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

5. Документы, составляющие дела, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

 

Статья 7. Экспертиза ценности документов

1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение в архиве муниципального района и установления сроков хранения при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел; при подготовке дел к последующему хранению.

2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в процессе деятельности муниципального образования, распоряжением Главы муниципального образования создается экспертная комиссия (ЭК).

3. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, утвержденным Главой муниципального образования.

4. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании перечней типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В делах подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

 

Статья 8. Составление описей дел

1. На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

2. Опись дел - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения (единиц учета), закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.

3. Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации.

4. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

5. Опись дел составляется в 4-х экземплярах, подписывается составителем и ответственным за делопроизводство и архив, утверждается Главой, согласовывается с ЭК организации и направляется на рассмотрение ЭПК Управления по делам архивов саратовской области.

6. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению, составление акта о выделении их к уничтожению и уничтожение включенных в акт документов и дел производится только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭПК Управления по делам архивов саратовской области.

Статья 9. Использование документов

1. Использование документов - применение документов и (или) информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства.

2. Основными формами использования документов являются:

- информационное обеспечение органов местного самоуправления муниципального образования город Балашов, муниципальных организаций и учреждений в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

- исполнение запросов социально-правового характера (информация по запросам выдается в виде архивной справки, архивной копии и архивной выписки на основании письменного заявления и по установленной форме);

- выдача документов во временное пользование.

3. Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации обращения.

4. Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с действующим законодательством, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.

 

Статья 10. Порядок передачи документов на хранение в муниципальный архив

1. Документы Архивного фонда Российской федерации, находящиеся в муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в органах местного самоуправления и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в муниципальный архив.

2. Передача документов постоянного хранения осуществляется в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом по истечении сроков временного хранения. Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов.

3. Сроки временного хранения документов могут быть продлены в случае необходимости практического использования документов по согласованию с муниципальным архивом.

4. До передачи на муниципальное хранения, документы постоянного срока хранения временно, в течение 3 лет хранятся, в муниципальных организациях и учреждениях, затем передаются в отдел администрацию муниципального образования город Балашов ответственный за формирование и содержание архивного фонда. Муниципальные учреждения, являющиеся органами местного самоуправления не передают документы на временное хранение в администрации.

5. При реорганизации муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При этом в случае преобразования муниципальных организаций с изменением форм собственности имущества этих организаций архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь возникшим организациям-правопреемникам на основании договоров между данными организациями и соответствующим муниципальным архивом.

6. При ликвидации органов местного самоуправления муниципального образования город Балашов, муниципальных организаций, включенные в состав Архивного фонда Саратовской области документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в муниципальный архив Балашовского муниципального района.

7. Документы передаются в муниципальный архив по утвержденным ЭПК Управления по делам архивов Саратовской области описям.

8. Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел между муниципальным учреждениями и организациями и муниципальным архивом Балашовского муниципального района.

9. Вместе с документами передаются три экземпляра описи, один экземпляр описи остается в Администрации муниципального образования.

 

Статья 11. Содержание архивных фондов муниципального образования

1. Содержание архивных фондов муниципального образования город Балашов (обеспечение сохранности документов, соблюдение режима хранения и т.п.) осуществляется в порядке, предусмотренном действующим законодательством за счет средств местного бюджета.

2. Не допускается хранение документов в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях, а также помещениях зданий, занятых службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.

3. Дела текущего делопроизводства находятся в рабочих комнатах. Упорядоченные архивные документы хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света, в специально отведенных для этой цели помещениях административного здания органа местного самоуправления, муниципальной организации, учреждения.

5. Муниципальные организации учреждения обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в течение сроков их хранения.

6. Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается.

 

Статья 12. Перечень документов, необходимых для организации архивного дела

1. Главой муниципального образования утверждаются:

- положение об экспертной комиссии,

- описи дел постоянного срока хранения и по личному составу.

- акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.