На основании Приказа № 536 от 08.11.2005г. Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», постановления Губернатора области № 88 от 01.06.2006г. «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области».

В целях совершенствования работы с документами в администрации муниципального образования город Балашов, и её структурных подразделениях постановляю:

 

   1.   Утвердить прилагаемую инструкцию по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования город Балашов и структурных подразделениях (Приложение).

   2. Должностным лицам администрации муниципального образования город Балашов и руководителям структурных подразделений обеспечить строгое выполнение Инструкции утверждённой настоящим постановлением.

   3.   Постановление № 1 от 01.03.2007 г. «Об утверждении Инструкции  по ведению делопроизводства в администрации Балашовского муниципального образования», признать утратившим силу.

    4.  Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

 

Глава администрации

муниципального образования

город Балашов                                                                   И.В. Талалайкин

Приложение к постановлению

                                                                       администрации

                                                                       муниципального образования

город Балашов

                                                                  от «01» июля 2010 г. № 29-п

 

 

Инструкция

по ведению делопроизводства в администрации

муниципального образования город Балашов

 

 

Основные термины, употребляемые в делопроизводстве

 

Делопроизводство; документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;

документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления;

текстовой документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;

письменный документ - текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;

подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;

подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа;

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам;

правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования;

унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;

организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;

реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;

документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

входящий документ - документ, поступивший в учреждение;

исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения;

внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации;

регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;

дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку;

архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

 

I. Общие положения

 

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город Балашов (далее Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, порядок создания и оформления документов, порядок работы с документами в администрации муниципального образования город Балашов и структурных подразделениях. Инструкция определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки документов, контроля за их прохождением и списания «В дело». В развитие отдельных положений настоящей Инструкции сектор по кадровой, организационно-контрольной работе администрации муниципального образования город Балашов может разрабатывать конкретизирующие их требования и рекомендации. Контроль за исполнением документов осуществляется на основании соответствующего нормативного акта.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативно-правовыми актами РФ, Саратовской области, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующими государственными и национальными стандартами.

1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применение современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются сектором по кадровой, организационно-контрольной работе администрации муниципального образования город Балашов.

         В аппарате главы администрации муниципального образования город Балашов эти функции выполняет сектор по кадровой, организационно-контрольной работе.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работ с документами и обращениями граждан в структурных подразделениях администрации муниципального образования город Балашов возлагается на их руководителей

         1.4. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников аппарата администрации муниципального образования город Балашов и ее структурных подразделений. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.

         Разделы и отдельные пункты Инструкции, касающиеся общих принципов организации делопроизводства, имеют характер прямого действия и подлежат обязательному исполнению должностными лицами.

         Работники администрации муниципального образования город Балашов, структурных подразделений, независимо от занимаемых должностей, несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.

         Разделы и отдельные пункты Инструкции, содержание которых отражает специфику работы аппарата администрации муниципального образования город Балашов применяются в органах исполнительной власти муниципального образования в соответствии с практикой и спецификой работы  этих органов с обязательным соблюдением основных положений общих принципов организации делопроизводства.

Изменения в инструкцию могут быть внесены только по согласованию с сектором по кадровой, организационно-контрольной работе администрации муниципального образования город Балашов.

1.5. Об утрате служебных документов, проектов постановлений и распоряжений администрации муниципального образования город Балашов, корреспонденции, находящейся на контроле, сообщается заместителю главы и лицу, отвечающему за делопроизводство, которые организуют проведение служебного расследования. О результатах расследования и принятых мерах информируется глава администрации муниципального образования город Балашов.

         В целях сохранности и своевременного исполнения документов при увольнении работника или уходе в отпуск, на учебу и т.д. все находящиеся в его ведении служебные документы, по указанию соответствующего руководителя передаются другому лицу.

1.6. Передача служебных документов и материалов в средства массовой информации осуществляется отделом по социальным вопросам по согласованию с заместителем главы администрации. Передача информации другим путем запрещается.

1.7. Проекты писем, постановлений, распоряжений, поручений администрации муниципального образования город Балашов период отсутствия главы администрации муниципального образования город Балашов, наградных листов на стадии их подготовки являются конфиденциальными.

1.8. Требования настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство на бумажных носителях, так и на электронное.

1.9. Правила ведения делопроизводства, приведенные в Инструкции, распространяется только на служебные документы несекретного характера.

 

II. Прием поступающих документов

 

         2.1.   Корреспонденция адресованная главе администрации муниципального образования город Балашов принимается к регистрации и дальнейшей обработке в секторе по кадровой, организационно-контрольной работе администрации.

2.2.   Входящая корреспонденция поступает фельдъегерской, заказной и обычной почтой, нарочным, через сектор по кадровой, организационно-контрольной работе, а также в электронном виде, в виде телеграмм, телефонограмм и факсимильных сообщений. Вся корреспонденция регистрируется единым установленным порядком как входящий документ, независимо от вида поступления.

2.3. Вся входящая корреспонденция принимается с соблюдением необходимых требований: получение заказной корреспонденции под роспись в почтовом отделении по оформленной доверенности, соответствующих росписях в реестрах, росписью в журнале специальной документальной связи, на квитанциях телеграмм и т.д.

2.4.   При приеме документов от нарочных, в разносной книге отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставится дата и подпись работника, принявшего документ.

         К корреспонденции, доставляемой нарочным, устанавливаются следующие требования:

         доставляемая до  14 часов, принимается с исходящей датой текущего дня или предыдущего дня;

         доставляемая после 14 часов, принимается с исходящей датой только текущего дня;

         в пятницу корреспонденция от нарочных принимается до 14 часов.

2.5. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресации и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений). При обнаружении отсутствия документов или других нарушений, если невозможно их оперативное устранение (мятые, подмоченные, рваные), составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, другой - приобщается к поступившему документу. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. Если нарушение возможно устранить в течение 1-3 дней путем оперативной доставки недостающих (испорченных) документов, заполнения реквизитов исполнителем или другим способом оперативного реагирования, документ регистрируется после устранения нарушений.

2.6. Корреспонденция на иностранном языке незамедлительно передается для перевода соответствующим структурам.

 

III. Регистрация входящих документов

 

         3.1.   Регистрация служебных документов – это фиксация факта поступления документа от корреспондента адресату.

         3.2.   Входящие документы делятся на регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым относятся периодические издания, книги, рекламные материалы, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, анонимная корреспонденция. Они передаются по принадлежности без обработки. Вся остальная корреспонденция регистрируется в установленном порядке.

         3.3.   Пакеты с надписью «Лично» не вскрываются и регистрируются по данным, имеющимся на конверте с последующей передачей адресату.

         3.4.   Вся регистрируемая корреспонденция делится на две категории:

         регистрируемая с постановкой на контроль со сроком исполнения (контрольные документы);

         регистрируемая без постановки на контроль.

         3.5. К регистрируемым документам с постановкой на контроль относятся письма Президента Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы, Губернатора Саратовской области, Правительства Саратовской области, депутатов Саратовской областной Думы, руководителей федеральных и областных органов исполнительной власти, министерств комитетов и ведомств, депутатов всех уровней, а также письма, содержащие указание, просьбу и предполагающие получение ответа.

         3.6. К регистрируемым документам без постановки на контроль относятся ответы, информационные письма, повестки и другие документы, не требующие получения ответа.

В случае затруднений в определении целесообразности постановки письма на контроль допускается его передача адресату и принятие решения о постановке на контроль исходя из содержания резолюции.

         3.7.   Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов по почтовому штемпелю. Во всех остальных случаях они уничтожаются.

Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с основным документом. Конверт, в случае его сохранения, скрепляется с документом с левой стороны (на месте углового штампа).

3.8.   Все входящие документы регистрируются путем проставления в нижнем правом углу первой страницы документа регистрационного штампа с указанием даты поступления, порядкового регистрационного номера и при необходимости заводится карточка учета документа, которая хранится в картотеке сектора по кадровой, организационно-контрольной работе администрации муниципального образования город Балашов.

3.9.   Служебная корреспонденция с пометкой "Лично" регистрируется путем проставления входящего штампа на конверте, записывается в журнал входящих документов и передается под роспись в соответствующий отдел в нераспечатанном виде.

3.10. Регистрационная карточка заполняется по установленной форме (Приложение №1) и распечатывается в одном экземпляре для ведения картотеки в отделе обработки документов.

         3.11. Принимая во внимание, что большая часть документов, независимо от содержания, адресуется главе администрации муниципального образования город Балашов, специалист сектора, занимающийся вопросами обращения граждан, имеют право распределять корреспонденцию в соответствующем порядке, вне зависимости от фамилии должностного лица, которому адресована корреспонденция, а зарегистрированная надлежащим образом корреспонденция направленная конкретному должностному лицу или начальнику отдела администрации муниципального образования город Балашов разносится непосредственно адресату.

3.12. Главе администрации муниципального образования город Балашов для рассмотрения направляется корреспонденция от:

         Губернатора области;

                Правительства области;

         депутатов Государственной Думы;

депутатов Областной Думы;

         депутатов Собрания Балашовского муниципального района;

         депутатов Совета муниципального образования город Балашов;

         иерархов религиозных конфессий;

         руководителей партий и крупных общественных организаций и т.д.;

         письма, исполнение которых предполагает координацию действий нескольких отделов, либо должностных лиц;

         письма, содержащие личное приглашение для участия в каких-либо мероприятиях;

письма, в которых содержится ссылка на имевшуюся ранее личную договоренность;

         письма, касающиеся вопросов обеспечения безопасности в сфере правопорядка, радиационной и химической защиты, экологии, природопользования, мобилизационной подготовки и др.

         3.13. В период отсутствия главы администрации муниципального образования город Балашов, его обязанности исполняет заместитель главы администрации муниципального образования город Балашов, в соответствии с возложенными на него обязанностями, согласно принятого в данный период распоряжения и в соответствии с п.3.11. рассматривает полученную корреспонденцию и подписывает нормативные и правоприменительные акты.

Если необходимо личное ознакомление главы администрации муниципального образования город Балашов с некоторыми документами и принятие по ним соответствующих решений (при условии соблюдения сроков рассмотрения), то документ возвращается в сектор по кадровой, организационно-контрольной работе с пометкой "Ознакомить главу" с указанием даты и подписи заместителя главы администрации муниципального образования город Балашов. В день, когда Глава администрации приступит к исполнению своих обязанностей, эти документы передаются ему вместе с текущей корреспонденцией в отдельной папке.

Если документ требует незамедлительного исполнения, а заместитель главы администрации, исполняющий в данный момент обязанности главы администрации муниципального образования город Балашов, считает целесообразным личное ознакомление главы администрации с этим документом, после его рассмотрения исполнителю направляется копия документа, а подлинник остается у исполняющего обязанности главы администрации, для личного доклада главе администрации.

3.14. На документы без постановки на контроль регистрационные карточки не заводятся. Такие документы записываются в "Журнал входящих документов" с указанием порядкового номера и даты поступления, наименования отправителя, исходящего номера, даты и краткого содержания. Зарегистрированные таким образом документы передаются под роспись в журнале в соответствующие отделы.

         3.15. В период отсутствия заместителя главы администрации муниципального образования город Балашов исполнение обязанностей возлагается на должностных лиц согласно распоряжению о возложении обязанностей.

         3.16. Договоры и соглашения, связанные с трудовыми правоотношениями, заключенные с администрацией муниципального образования город Балашов, подписываются главой администрации и регистрируются у заведующего сектором по кадровой, организационно-контрольной работе администрации, путем присвоения порядкового номера и записи в «Журнале регистрации договоров и соглашений», номер и дата регистрации располагается под подписью должностного лица, подписавшего документ.

3.17. Муниципальные контракты и договоры гражданско-правового характера, заключенные с администрацией муниципального образования город Балашов, подписываются главой администрации и регистрируются  отделом по экономике администрации, путем присвоения порядкового номера и записи в «Реестре муниципальных закупок», номер и дата регистрации располагается под подписью должностного лица, подписавшего документ.

 

IV. Порядок и сроки рассмотрения документов

 

                4.1. Корреспонденция, поступившая в администрацию муниципального образования город Балашов и в структурные подразделения, должна рассматриваться в день ее получения.

4.2.   На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп «Подлежит возврату», либо надпись «Подлежит возврату» с датой, должностью, подписью и расшифровкой подписи должностного лица.

         4.3. Запрещается направлять в подведомственные организации подлинники документов, поступивших из Администрации Президента РФ, Губернатора области, Правительства области, а также подлежащие возврату.

4.4.   Порядок и сроки представления документов для рассмотрения и принятия по ним решения определяется главой администрации. В ежедневных планах работы глава администрации муниципального образования город Балашов обязан предусмотреть время, необходимое для работы с документами. Срок рассмотрения документа не должен превышать, как правило, одни сутки.

         4.5. Документы должны исполняться в сроки, указанные в этих документах или в резолюциях. Если не указан срок исполнения, документ должен исполняться в соответствии с законодательством в тридцатидневный срок со дня его поступления. В случае, если окончание срока приходится на выходной день, то окончанием срока для исполнения документа является первый, следующий за ним рабочий день. Продление срока исполнения разрешается соответствующим руководителем по письменному ходатайству.

4.6.   Контроль за своевременным исполнением документов осуществляется сектором по кадровой, организационно-контрольной работе. Информация предоставляется главе администрации муниципального образования город Балашов по пятницам в случае необходимости.

         Если окончание срока исполнения приходится на выходные дни, то срок исполнения приходится на первый, следующий за ним рабочий день.

         4.7. Если документ с резолюцией главы администрации муниципального образования город Балашов адресован нескольким должностным лицам, координацию по исполнению и контролю за ним осуществляет должностное лицо, фамилия которого стоит первой. Если резолюция главы администрации муниципального образования город Балашов адресована непосредственно руководителю структурного подразделения администрации муниципального образования город Балашов, то специалист сектора по кадровой, организационно-контрольной работе передает копию документа (без приложений) в соответствующие структурные подразделения, курирующие данные вопросы.

4.8.   При получении главой администрации муниципального образования город Балашов информации от исполнителя о выполнении резолюции, глава администрации вправе дать указание о закрытии делопроизводством документа или же о его направлении на повторное рассмотрение.

         4.9. Закрытие документа и его списание «В дело» производится главой администрации муниципального образования город Балашов и заместителем Главы администрации.

 

V. Регистрация и отправка документов

 

         5.1. Исходящие документы, изготовленные на бланках администрации, подлежат регистрации  в секторе по кадровой, организационно-контрольной работе администрации муниципального образования город Балашов в журнале регистрации учета исходящей корреспонденции.

          5.2. Перед регистрацией и отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документов и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, приложений, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос) и только после этого передать документ в сектор по кадровой, организационно-контрольной работе.  

При получении документов для  отправки спе­циалист сектора по кадровой,  организационно-контрольной работе, проверяет наличие всех необходимых подписей, а также приложений, о которых указано в основном или  сопроводительном документе.

   5.3.   Исходящая корреспонденция регистрируется в секторе по кадровой, организационно-контрольной работе в журнал «Исходящая документация», а в случае необходимости на регистрационной карточке исходящего документа (Приложение №1). Исходящие номера этих документов состоят из индекса приемной, номера дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера.

5.4.   Ксерокопия зарегистрированного документа с указанием ис­полнителя остается в секторе. Первичные мате­риалы к письму (проекты письма, соответствующие визы тексты из­менений и дополнений и т.д.) хранятся у в установленном порядке у исполнителя.

После регистрации документ передается специалисту сектора по кадровой, организационно-контрольной работе для от­правки адресату. Способ отправки документа адресату (фельдсвязь, спецсвязь, заказная или простая почта) определяется сотруд­ником сектора, отвечающим за данное направление в работе по согласованию с исполнителем.  Если документ отправляется адреса­ту нарочным, то на втором экземпляре документа, остающегося в секторе по кадровой, организационно-контрольной работе делается запись «Первый экземпляр полу­чил...» с указанием фамилии и инициалов, должности, даты, а в необходимых случаях, по требованию работника отдела, времени получения документа.

Копии вторых экземп­ляров писем, хранящихся в секторе по кадровой, организационно-контрольной работе или  переданных на хранение в архив, в случае необходимости документы могут выдавать­ся по требованию начальников отделов или исполнителем соответствующего письма. Другим лицам передавать копии писем не разрешается.

5.5.   В предприятия, учреждения и организации, находящиеся в черте города, документы рассылаются почтой в течение двух дней.

Исходящая корреспонденция, передаваемая в сектор по кадровой, организационно-контрольной работе для отправки простой и заказной почтой, должна быть исполнителем запечатана в конверты с указанием адресата и номера отправляемого документа.

Адрес оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи и включает в себя: почтовый индекс, наименование населенного пункта, улицы, номер дома, фамилию, имя и отчество адресата; в необходимых случаях - полное наименование организации и должности адресата.

В случае отправки одновременно трех и более писем отправителем составляется реестр с перечнем организаций и лиц, указанных на конвертах.

При отправке корреспонденции через центральное почтовое отделение связи № 9 составляется реестр по форме, утвержденной органами почтовой связи.

   5.6.   Телеграммы за подписью должностных лиц отправляются в случаях крайней необходимости передачи срочных сообщений или поздравлений, когда другие виды отправки не обеспечивают своевременного получения корреспонденции.

Элементы телеграммы оформляются в порядке и последовательности, установленной Правилами оказания услуг телеграфной связи.

Право подписи телеграмм принадлежит главе администрации муниципального образования город Балашов. Телеграммы без личной подписи указанных должностных лиц к отправке не принимаются.

При направлении телеграмм в несколько адресов за подписью исполнителя прикладывается ре­естр рассылки с указанием полных адресов, фамилий, имен и отчеств получателей.

 

VI. Общие требования

к составлению и формированию документов

 

6.1.   Нормативные, организационно-распорядительные, информационные и иные документы (постановления, распоряжения, поручения, протоколы, акты, письма и др.) (далее – документы), которые готовятся отделами, сектором и структурными подразделениями администрации муниципального образования город Балашов и регламентируют административные и организационные вопросы, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности отделов, сектора и структурных подразделений администрации, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с действующими государственными и национальными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов и настоящей Инструкцией.

          6.1. При подготовке и оформлении служебных документов в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно распорядительной документации могут использоваться следующие реквизиты:

         01 – герб города Балашов;

         02 – код администрации муниципального образования город Балашов подготовивший документ;

         03 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН юридического лица;

         04 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

         05 – код формы документа;

         06 – наименование организации, подготовивший документ;

         07 – справочные данные об организации, подготовившей документ;

         08 – наименование вида документа;

         09 – дата документа;

         10 – регистрационный номер документа;

         11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

         12 –  место составления или издания документа;

         13 – адресат;

         14 – гриф утверждения документа;

         15 – резолюция;

         16 – заголовок к тексту;

         17 – отметка о контроле;

         18 – текст документа;

         19 – отметка о наличии приложения;

         20 – подпись;

         21 – гриф согласования документа;

         22 – визы согласования документа;

         23 – оттиск печати;

         24 – отметка о заверении копии;

         25 – отметка об исполнителе;

26 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

27 – отметка о поступлении документа в организацию;

28 – идентификатор электронной копии документа.

 

6.3. Требования к оформлению обязательных реквизитов документов (приложения № 4,5):

6.3.1. Для изготовления документов администрации муниципального образования город Балашов используются бланки с использованием герба города Балашова. Структурные подразделения администрации муниципального образования город Балашов имеют собственные бланки. Проекты документов изготавливаются на обычных  листах.

6.3.2. Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом  «О Государственном гербе Российской Федерации», герба Саратовской области на бланках администрации муниципального образования город Балашов не допускается.

6.3.3. Предприятия, организации, учреждения, не являющиеся
структурными подразделениями администрации муниципального образования город Балашов, изготавливают документы на бланках с эмблемой организации или товарным знаком.

6.3.4. Код подразделения муниципального образования город Балашов, подготовившего документ, проставляют по Общероссийскому клас­сификатору предприятий и организаций (ОКПО), а также Общерос­сийскому классификатору органов государственной власти и управ­ления (ОКОГУ).

6.3.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, а также идентификационный номер на­логоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) про­ставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6.3.6. Код формы документа проставляют по Общероссийскому
классификатору управленческой документации (ОКУД).

6.3.7.  Наименование организации, подготовившей документ, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе (Основном Законе) муниципального образования город Балашов.

Сокращенное наименование организации приводится на бланке документа (в скобках, после указания полного наименования данного подразделения) только в тех случаях, когда оно закреплено в Уставе  о данной организации.

6.3.8. Справочные данные об организации – авторе  документа включают  почтовый адрес, номера телефона и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес (WWW - сервер) в сети Интернет и др.). Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

6.3.9. Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах: постановлениях, распоряжениях, протоколах, справках, заключениях и т.д. и печатается  прописными буквами.

6.3.10. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

             Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 мая 2005 года следует оформлять 15.05.2005 (в конце точка не ставится). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (Приложение №5), например: 15 мая 2005 года, а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.05.15.

6.3.11. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, номером журнала регистрации исходящих документов, индексом тематического классификатора вопросов, содержащихся в документе (если в соответствующем подразделении такой классификатор утвержден) и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

6.3.12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

6.3.13.        Место составления или издания документа указывают, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование автора документа" и "Справочные данные об авторе документа". В таком случае указывают, как правило, город Балашов.

В случае, если документ составлен в ином населенном пункте, находящемся вне границ города Балашова, в документе указывают наименование соответствующего населенного пункта.

6.3.14.        Гриф ограничения доступа к документу ("Секретно", "Конфиденциально" и др.) свидетельствует об особом характере информации, ограничивает круг пользователей. Определяется исполнителем, проставляется без кавычек на первом листе документа и при необходимости дополняется данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне или конфиденциальной информации.

6.3.15.        Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. В качестве адресата могут быть органы государственной власти (Российской Федерации, Саратовской области, иных субъектов Российской Федерации), их структурные подразделения; органы местного самоуправления, их структурные подразделения; предприятия, учреждения организации, их  структурные подразделения; должностные лица; граждане. Адресат, как правило, выделяется жирным шрифтом или курсивом. При направлении документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, физическому лицу – после фамилии.

Допускаются центрирование каждой строки реквизита "Адресат" по отношению к его самой длинной строке.

Один документ не должен содержать более четырех адресатов.

Если документ направляется нескольким разным адресатам, то адресаты указываются в документе один под другим и основной адресат подчеркивается чертой. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указываются.

При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов.

Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа, подписанный исполнителем, изготавливается одновременно с подлинником (оригиналом) документа, содержит все его реквизиты (за исключением реквизитов бланка документа, если документ оформляется на бланке) и остается в деле отправителя.

Наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, соответствующего структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России

Управление систематизации

законодательства

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

ЗАО "Торговый мир"

Бухгалтерия

Главному бухгалтеру

Л.П. Николаевой

или

Генеральному директору

ОАО "Энергия"

А.А. Галкину

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Начальникам отделов администрации муниципального образования город Балашов

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности  установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Если документ адресуется органу государственной власти, органу местного самоуправления, предприятию, учреждению, организации, соответствующему структурному подразделению, указывают его (ее) наименование, а затем почтовый адрес.

При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:

Борисову В. А.

ул. Московская, д. 45, кв. 4

г. Балашов, 412309

6.3.16. Гриф утверждения – реквизит, придающий нормативный или правовой характер содержанию документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слов УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ОАО "Плюс К"

                                                         ____________В.С. Попов

          (личная подпись)

                                                     7 августа 2005 года

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением,  протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

 

УТВЕРЖДЕНО

постановление администрации муниципального района город Балашов

от 15.05.2005 №12

Допускается в реквизите "Гриф утверждения" центрирование элементов относительно его самой длинной строки.

6.3.17. Резолюция является организующим началом рассматриваемого документа. Резолюция пишется соответствующим должностным лицом на документе в верхней его части на свободном поле между реквизитами "Адресат" и "Текст" и содержит принятое им решение. При отсутствии свободного поля на документе резолюция оформляется на отдельном листе (специальный бланк формата А 6), скрепляемом с документом.

Резолюция обязательно включает фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись и дату, например:

Н.Н.Жукову

Прошу подготовить проект распоряжения

администрации муниципального района

город Балашов по данному вопросу

к 24.08.2005

Личная подпись

20.08.2005

Если резолюция оформляется на специальном бланке, то в левом верхнем углу бланка резолюции указываются реквизиты (регистрационный номер и дату либо заголовок) документа, к которому относится данная резолюция.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным исполнителем является должностное лицо, названное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Если документ направляется на исполнение в подведомственное подразделение, в резолюции обязательно указывается наименование этого подразделения (управления, комитета).

На документах, не требующих указаний по исполнению, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

6.3.18. Заголовок составляется исполнителем документа.

Все документы, оформленные на бланке формата А 4 должны иметь заголовок к тексту. На документах формата А 5, телефонограммах, извещениях заголовок к тексту не составляется.

Заголовок к тексту должен кратко, в нескольких словах раскрывать содержание документа и предназначен, для эффективного поиска, проведения регистрации документа без предварительного прочтения всего текста.

Заголовок начинается с указания управленческого действия, затем указывается объект, на который оно направлено. Используется конструкция с предлогом "о" или "об" и отглагольным существительным, например: "О направлении договора", "Об изменении штатного расписания".

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) "О создании комиссии", распоряжение (о чем?) "О назначении Петрова Н.И."

Заголовок, начиная с заглавной, печатается строчными буквами от границы левого поля. Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста по 28 печатных знаков. Допускается продлевать заголовок при большом его объеме до границы правого поля.

Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть равно 2-3 интервалам, при выполнении рукописным способом - 15 мм.

В заголовке допускается сокращение слов и словосочетаний, соответствующие правилам орфографии и пунктуации, требованиям государственных стандартов. Рекомендуется избегать переносов слов. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал.

6.3.19. Отметка о контроле – это отметка за исполнением документа, которую обозначают буквой "К" или штампом "КОНТРОЛЬ".

6.3.20. Текст документа составляется на русском языке (с учетом особенностей составления документов, отправляемых за рубеж) и, как правило, оформляется в виде связного текста.

Содержание и структура текста документа определяется функциональным назначением документа.

Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность, ясность, и точность его изложения, недопустимость двоякого толкования. Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии с Федеральным Законом "О государственном языке Российской Федерации" действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

При подготовке документа в электронном виде применяется текстовый редактор Мicrosoft Word for Windows версия 6.0 и выше с использованием шрифта Тimes New Roman размером 14 через 1 интервал.

При оформлении текста документа (приложения к документу) на двух и более страницах первая страница документа (имеющегося приложения) не нумеруется, а вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами по центру верхнего (нижнего) поля или в правом верхнем (нижнем) углу документа без знака точки. Многостраничное приложение к документу нумеруется, как самостоятельный документ.

Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.

В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений и аббревиатуры наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Саратовской области и иных субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления образования, предусмотренных в соответствующих правовых актах (положениях).

Инициалы располагаются перед Фамилией в реквизитах "Адрес" (юридическому лицу), "Подпись". В протоколах при перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилии.

Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьба, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную, часть. Например: письма, заявления – просьбы без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организации или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, подготовившей документ, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами, цифрами со скобкой, буквами, буквами со скобкой.

В положениях, программах, инструкциях и других подобных документах подразделы нумеруют в пределах раздела парой чисел, разделенных точкой, первая из которых – номер соответствующего раздела, вторая – номер подраздела. Перечисление внутри пунктов, подпунктов (например, действия одного характера) не нумеруются.

В распорядительных документах организаций,  действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.п.).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т.п.).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", " выступили", "решили" и т.п.).

В документах, устанавливающих права и обязанности администрации муниципального образования город Балашов, ее структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("администрация осуществляет функции", "в состав отдела входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("прошу подготовить", "прошу предоставить");

от третьего лица единственного числа ("администрация муниципального образования город Балашов направляет").

Документ с ограниченным сроком действия должен иметь соответствующую ссылку в тексте.

Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются, как правило, в конце текста и могут быть выделены самостоятельным предложением (без абзаца).

Оформление рукописного текста документов должно соответствовать установленным требованиям к оформлению правовых документов. Рукопись пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, не допускается писать карандашом, очень мелким подчерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.

6.3.21. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, печатается от левого поля через 2 интервала после основного текста и включает в себя указание количества листов и количества экземпляров, например:

Приложение: на 4 л. в 2-х экз.

 

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

 

Приложение:                1. Положение об отделе по управлению муниципальным имуществом, землепользованию, архитектуре и градостроительству администрации муниципального образования город Балашов на 12 л. в 1 экз.

2. Структура и штатная численность администрации муниципального образования город Балашов на 3 л. в 1 экз.

 

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

 

Приложение:                Инструкция по пожарной безопасности в администрации муниципального образования город Балашов и приложения к ней, всего на 3 л. в 1 экз.

 

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

 

Приложение: на 3 л. в 2-х экз. в первый адрес.

 

В приложении к постановлениям, распоряжениям администрации муниципального образования город Балашов на первом его листе в правом верхнем углу пишут Приложение (без кавычек) с указанием наименования вида документа, его даты и регистрационного номера, например:

 

Приложение к распоряжению администрации муниципального образования город Балашов

от 14 июля 2005 года № 458-р

 

Допускается слово ПРИЛОЖЕНИЕ печатать прописными буквами, а также центрировать это слово, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки реквизита.

Приложения подписываются и визируются в порядке, определенном в пункте 6.3.24.

6.3.22. Подпись является обязательным реквизитом документа и располагается с интервалом не менее двух сантиметров под текстом документа. Подпись, как правило, выделяется жирным шрифтом или курсивом.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи. Наименование должности печатается от левого поля. Допускается центрировать наименование должности относительно самой длинной строки.

Проекты документов представляются на подпись соответствующим должностным лицам полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документ готовился.

Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.

Подписывается только экземпляр документа, отсылаемый адресату, а экземпляр документа, который остается в деле отправителя, визируется исполнителем.

При оформлении документа, направляемого нескольким адресатам, или совместного документа, издаваемого от имени двух или нескольких органов (организаций), подписываются все экземпляры документа.

При массовой рассылке копий документа подписывается только экземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатам рассылаются размноженные и заверенные его копии.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в реквизите «Подпись» не указывается, а если документ оформлен не на бланке, приводится полное наименование должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Председатель комитета                           Личная подпись           В.А. Карпов

Заместитель председателя

Комитета                                         Личная подпись           Е.И. Кривко

 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне, например:

 

Директор ООО «Экран»                             Директор ОАО «Восток»

Г. Балашова                                                  г.Балашова

Личная подпись                                           Личная подпись

              А.В.Сидоров                                               В.М.Петров

 

В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии                 Личная подпись           Б.Д. Никольский

Заместитель председателя

комиссии                                        Личная подпись           И.Е. Миронова

 

Члены комиссии                             Личная подпись           А.И. Алексеев

                                                        Личная подпись           Б.Б.Бочкарев

                                                        Личная подпись           В.В.Комарова

 

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.

При этом перед наименованием должности не допускается ставить предлог «ЗА» или косую черту.

В подписанные документы не допускается вносить какие-либо изменения или дополнения.

6.3.23. Подготовленный проект документа (с имеющимися приложениями) подлежит при необходимости согласованию.

Согласование (предварительное рассмотрение и оценка проекта документа) проводится до подписания (утверждения) проекта.

Цель согласования - подготовить качественный документ, соответствующий действующему законодательству, имеющий организационное, финансовое и материально-техническое обеспечение.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Обязательному согласованию подлежат проекты постановлений, распоряжений вносимых администрацией муниципального образования город Балашов, а также договоров и соглашений, заключаемых от имени администрации муниципального образования город Балашов.

Согласование проекта документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, визы, которая включает наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилий) и даты согласования, например:

 

     СОГЛАСОВАНО

     Заместитель главы администрации

муниципального образования город Балашов

     Личная подпись

                    С.А. Горнаев

     26.08.2003

 

Для согласования проектов документов может оформляться лист согласования. Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

6.3.24. Виза включает должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны проекта (копии) отправляемого документа.

В необходимых случаях осуществляется полистное визирование документа и его приложения.

6.3.25. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяются печатью администрации муниципального образования город Балашов.

6.3.26. Копию документа заверяют штампом «Копия верна» подписью или факсимиле главы администрации муниципального образования город Балашов. Администрация муниципального образования город Балашов и ее структурные подразделения, могут выдавать копии только принимаемых ими документов.

6.3.27. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер телефона, по которому с ним можно связаться.

Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

6.3.28.  Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер исходящего документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова « В дело» № ...» (указывается номер дела, в котором будет храниться документ).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована главой администрации муниципального образования город Балашов, или его заместителем.

6.3.29. Отметка о поступлении документа содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углу первого листа документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

6.3.30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул) проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие необходимые поисковые данные.

6.4. Бланки документов.

6.4.1.          Документы оформляются на бланках установленного образца формата А 4.

6.4.2.          Устанавливаются следующие виды бланков:

бланк постановления администрации муниципального образования город Балашов (Приложение № 6);

бланк распоряжения администрации муниципального образования город Балашов (Приложение № 7);

бланк письма администрации муниципального образования город Балашов (Приложение № 8).

6.4.3.          Бланки документов администрации муниципального образования город Балашов могут быть в цветном и черно-белом исполнении на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А 4. Бланки изготавливаются типографическим способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью компьютера непосредственно при изготовлении конкретного документа.

6.4.4.         Макеты бланков документов проектируют в соответствии с формами (образцами) бланков, утвержденными главой администрации муниципального образования город Балашов. Макеты разрабатываются сектором по кадровой, организационно-контрольной работе.

При разработке макетов бланков должны быть соблюдены требования действующих государственных и национальных стандартов.

6.4.5. При оформлении многостраничных документов на бланке печатается первый лист документа, последующие – на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества.

6.4.6.         Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее (мм):

левое – 30

правое – 10

верхнее – 20

нижнее – 20

6.4.7.          На бланках постановлений и распоряжений применяется продольный вариант расположения реквизитов, на бланках писем и бланках резолюций допускается два варианта расположения реквизитов – угловой и продольный.

6.5.   Особенности оформления документов по исполнению поручений, данных главой администрации муниципального образования город Балашов на постоянно действующих, выездных и других совещаниях с участием главы администрации муниципального образования город Балашов.

6.5.1.         Заголовок к тексту должен содержать номер поручения, вид совещания, дату его проведения, номер протокола, например: «О ходе исполнения п. 1.2 протокола постоянно действующего совещания у главы администрации муниципального образования город Балашов от 15 апреля 2006 года № 25».

6.5.2. В первой части документа необходимо указать содержание поручения, например: «Во исполнение поручения «Подготовить предложения о…» сообщаю».

6.5.3. Заключительная часть текста документа должна содержать ходатайство о снятии поручения с контроля или о продлении срока исполнения поручения, например: «Прошу снять поручение с контроля» или «Прошу продлить срок исполнения поручения до 1 июня 2006 года». Исключением является документ по исполнению поручения о периодическом предоставлении информации (еженедельно, ежеквартально и т.д.).

6.6. Особенности оформления документов, направляемых за рубеж.

6.6.1. Служебные письма.

В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.

Служебные письма оформляются на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги.

Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется.

При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом.

В правом верхнем углу письма печатаются название города и дата отправления, например: Балашов, 8 августа 2005 года; Варшава, 23 августа 2003 года. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.

Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство. В обращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.

После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: "Имею честь...".

Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты:

Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении;

Генеральному директору Германского фонда международного развития - Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении).

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "... в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением". В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.

Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия.

Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.

В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города, например:

 

     Господину К.Брауну

     Председателю Правления

     фонда "Призыв совести"

     г. Вашингтон

 

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул, например:

 

     Его Превосходительству

     господину М.Андерсу

     Чрезвычайному и Полномочному Послу

     (официальное название страны)

     г. Балашов

 

На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.

При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом.

Адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем.

Реквизит "Адресат" должен включать в себя следующие составные части: слова "Господину" ("Госпоже") или титул (например, "Его (Ее) Превосходительству"), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.

Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 2 интервала от должности. Другие составные части печатаются через 1 интервал.

Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать как строчными, так и прописными буквами.

Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки.

6.6.2. Частные письма полуофициального характера.

Такого рода письма посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.

Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.

Обращение в таком письме обычно бывает следующим:

Уважаемый господин Министр,

Уважаемый господин Директор,

Уважаемый господин Сенатор

и т.п.

Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.

Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.

К каждому письму зарубежному адресату прилагается сопроводительное письмо в Исполнительный секретариат Министерства иностранных дел Российской Федерации.

Упомянутые виды писем являются официальными документами. Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма, исходя при этом из содержания.

Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

6.6.3. Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата.

Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо Федеративная Республика Германия или ФРГ писать Германия).

6.6.4. Заголовок к тексту не составляется.

6.6.5. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ, например: "На Ваше письмо от ... числа".

6.6.6. При регистрации документа, отправляемого за рубеж, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле. Первый экземпляр документа имеет только дату подписания.

6.6.7. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием адресных данных адресата и адреса отправителя. При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата.

 

VII. Подготовка проектов постановлений, распоряжений администрации муниципального образования город Балашов.

7.1.         Правовые акты администрации муниципального образования город Балашов издаются на основе и во исполнение федерального законодательства, законов Саратовской области, а также иных нормативных правовых актов в соответствии с действующим законодательством.

7.2.         Под нормативным правовым актом  принимается письменный официальный документ, принятый в определенной форме органом исполнительной власти в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. Он содержит правовые нормы, общие установления рассчитанные, как правило, на длительное применение и распространяется на широкий круг лиц. Нормативно –правовым актом является – постановление администрации муниципального образования город Балашов.

7.3.         Под ненормативным (правоприменительным) правовым актом понимается правовой акт, адресованный конкретному субъекту – это распоряжение, применяющееся однократно и не сохраняющее свое действие после того, как прекратились конкретные отношения, предусмотренные данным актом.

7.4.         Проекты постановлений, распоряжений, администрации муниципального образования город Балашов вправе вносить заместитель главы администрации муниципального образования, начальники отделов, секторов и специалисты администрации муниципального образования город Балашов, руководители структурных подразделений. Ответственность за качество проектов, их согласование несут должностные лица, вносящие проект.

7.5. Если правовые акты принимаются на основе (в развитие, во исполнение) правовых актов федеральных органов государственной власти, законов Саратовской области, правовых актов Губернатора и Правительства области, то вводная часть правового акта должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием даты, номера и наименования.

В случае упоминания в проекте правового акта какой-либо организации – юридического лица, при его согласовании в юридический отдел администрации муниципального образования город Балашов вместе с проектом акта представляются учредительные документы этой организации, а в случае необходимости, по требованию юридического отдела – нотариально заверенная копия учредительных документов этой организации.

7.6. Проекты правовых актов, направляемые на соответствующее согласование, изготавливают на чистом листе бумаги с использованием реквизитов 08, 10, с обязательным указанием в правом верхнем углу слова "Проект".

7.7. Текст правового акта содержит, как правило, вводную (преамбулу) и распорядительную части. Если содержание правового акта не нуждается в пояснении, то вводная часть отсутствует.

 Тексты правовых актов администрации муниципального образования город Балашов (постановлений, распоряжений) в распорядительной части должны содержать пункты, предусматривающие:

конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков их исполнения (при длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные) сроки). При указании срока используется словесно-цифровой способ оформления даты;

точное наименование организаций-исполнителей задания;

порядок обеспечения выполнения заданий материально-технической базой и финансированием;

поручения по контролю исполнения правового акта или его отдельных пунктов с указанием, на кого возложен контроль;

указания о снятии с контроля ранее принятого правового акта в случае его выполнения или принятия нового правового акта взамен ранее принятого;

указание об отмене, изменении или дополнении действующих правовых актов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий или принимается в дополнение (изменение) действующего акта;

указание о сроке вступления в силу правового акта, если такое оказание необходимо.

7.8. Предписания, адресуемые подведомственным подразделениям, формулируются в категоричной форме. Текст распоряжений как правовых актов, издаваемых на основе единоначалия, излагается от первого лица единственного числа и начинается словами: "В целях...", "В связи с...", "В соответствии". В отношении организаций, не находящихся в подчинении администрации муниципального образования город Балашов, но расположенных на подведомственной территории, применяются глаголы типа "предложить", "рекомендовать". В отдельных случаях возможна и категоричная форма обращения, если правовой акт (распоряжение) издается по тем вопросам компетенции главы администрации муниципального образования город Балашов, по которым он вправе давать общеобязательные указания.

Каждый пункт, как правило, должен начинаться с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (утвердить, внести, предложить, указать, считать и т.д.). Использовать формулировки: "решить вопрос", "обратить внимание" и т.д. в правовых актах не рекомендуется.

7.9. Содержание издаваемых правовых актов администрацией муниципального образования город Балашов не должно противоречить изданным ранее или дублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранее изданный акт.

7.10.    Пункт об отмене действующих правовых актов начинается со слов: «Признать утратившим силу....»

7.11.    Перечень отменяемых правовых актов приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности. Перечень, содержащий более 4 отменяемых правовых актов, может быть оформлен, как приложение к основному правовому акту. В этом случае пункт об отмене правовых актов формулируется следующим образом: «Признать утратившими силу постановления (распоряжения) администрации муниципального образования город Балашов согласно приложению».

7.12.    Пункт об изменении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме:

«Пункт 3 распоряжения администрации муниципального образования город Балашов от.... №.... «О ....» изложить в новой редакции:

«3. ...(текст новой редакции пункта).».

7.13.   Пункт о дополнении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме:

«Пункт 4 распоряжения администрации муниципального образования город Балашов от... №.... «О ....» после слов «...» дополнить словами «....».

7.14.    При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт администрации муниципального образования город Балашов, как правило, подлежит отмене и издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего.

7.15.    В случае, когда к правовому акту администрации муниципального образования город Балашов приобщается другой документ, он указывается в тексте этого правового акта как приложение и может быть оформлено как таблица, перечень, список и др.

7.16.    Если правовым актом администрации муниципального образования город Балашов утверждается какой-то документ (положение, устав, правила, инструкция), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом: «Утвердить Положение о ...».

7.17.    Проекты нормативно-правовых актов проходят процедуру согласования документа, путем оформления визы, которая включает дату, должность и личную подпись визирующего с расшифровкой. Визы проставляются на листе согласования, который оформляется на обратной стороне последнего листа проекта.

Перед направлением проекта на согласование в листе согласования делается запись с указанием даты, отдела, сектора администрации муниципального образования город Балашов или структурного подразделения администрации муниципального образования город Балашов, который вносит проект на рассмотрение. Например: "Проект внесен юридическим отделом".

7.18.    Проекты нормативно-правовых актов администрации муниципального образования город Балашов согласовываются в следующей последовательности в обязательном порядке (Приложение № 9):

заместителем главы администрации муниципального образования город Балашов;

начальником юридического отдела;

руководителем структурного подразделения;

начальником отдела по экономике;

начальником отдела по финансам;

исполнителем.

7.19.    Проекты распоряжений по личному составу проходят согласование (Приложение №10):

заместителя главы администрации муниципального образования город Балашов;

заведующего сектором по кадровой,  организационно – контрольной работе

начальника отдела по финансам;

руководителя структурного подразделения;

исполнителя.

7.20.    При необходимости проекты нормативных и правоприменительных актов администрации муниципального образования город Балашов в установленном порядке согласовываются со следующими должностными лицами:

начальником отдела по, управлению муниципальным имуществом, землепользованию, архитектуре и градостроительству;

начальником отдела по жилищно-коммунальному хозяйству;

начальником по социальным вопросам;

начальником отдела по учету и отчетности;

заведующим сектором по кадровой, организационно-контрольной работе.

Согласованные в установленном порядке проекты постановлений и распоряжений, передаются в сектор по кадровой, организационно-контрольной работе для согласования их с заместителем главы администрации и подписания главой администрации муниципального образования город Балашов, регистрации, доведения до исполнителей.

7.21.    Приложения к нормативно-правовому акту визируются (подписываются) заместителем главы администрации муниципального образования город Балашов.

7.22.    При необходимости к проекту документа прилагается:

перечнем законов или других правовых актов, изменения, дополнения или принятия которых потребует принятие такого проекта;

пояснительная записка с обоснованием необходимости принятия проекта постановления администрацией муниципального образования город Балашов, характеристикой их целей и основных положений

финансово-экономическое обоснование проекта.

7.23.    В случаях, когда проект предусматривает обращения с ходатайством в другие органы государственной власти, к нему прилагается проект письма по данному вопросу. Письмо после подписания вместе с постановлением (распоряжением) администрации  муниципального образования город Балашов направляется соответствующему адресату.

7.24.    Проекты, подготовленные во исполнение документов вышестоящих органов государственной власти, должны в обязательном порядке в преамбуле содержать ссылку на эти документы, при этом указывается дата принятия, номер и полное наименование в настоящей последовательности.

7.25.    Срок согласования проектов распоряжений администрации муниципального образования город Балашов не должен превышать 1 рабочий день, для юридического отдела 2 рабочих дней.

Срок согласования проектов нормативных актов для юридического отдела, отдела по финансам, отдела по экономике,  отдела по управлению муниципальным имуществом, землепользованию, архитектуре и градостроительству, отдела по жилищно-коммунальному хозяйству, отдела по социальным вопросам, отдела по кадровой, организационно-контрольной работе – 4 рабочих дня.

Срок согласования срочных проектов постановлений, распоряжений администрации муниципального образования город Балашов составляет от 3 часов до 1 рабочего дня (срочность определяется – заместителем главы администрации муниципального образования город Балашов). Данное положение не распространяется на проекты целевых программ.

При направлении с учетом приказа Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 2 октября 2007 года N 155 "Об организации прокурорского надзора за законностью нормативных правовых актов органов государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления" администрацией муниципального образования город Балашов копии проекта в органы прокуратуры проект возвращается разработчику. После получения из прокуратуры города Балашова заключения о соответствии указанного проекта законодательству администрация муниципального образования город Балашов направляет копию заключения разработчику. Составитель проекта принимает меры по устранению обоснованных замечаний, изложенных в заключении (при их наличии), и представляет доработанный проект на согласование и подпись главе администрации муниципального образования город Балашов.

7.26.    В приемной главы администрации муниципального образования город Балашов поступающие на согласование проекты постановлений и распоряжений администрации муниципального района город Балашов записываются в специальный регистрационный журнал по форме:

№ п/п

Дата

Название документа

Наименование органа, внесшего проект, ФИО, телефон исполнителя

Результат рассмотрения (подписано – не подписано, исх. Номер заключения)

Роспись исполнителя в получении и дата

 

 

 

 

 

 

 

Проекты постановлений, распоряжений формируются в отдельную от других документов папку и представляются на рассмотрение главе администрации не реже 1 раза в день

7.27.    В случае выезда за пределы города должностного лица, сроки согласования продляются, но не белее одного дня.

Имеющиеся у должностного лица возражения и замечания по тексту проекта излагаются в заключении, которое прилагается к проекту.

В тексте проекта допускаются правки стилистических и грамматических ошибок.

7.28. Подготовленные, согласованные и подписанные главой администрации муниципального образования город Балашов проекты постановлений и распоряжений поступают в сектор по кадровой, организационно-контрольной работе администрации муниципального образования город Балашов для регистрации, оформления в установленном порядке, тиражирования и доведения копий нормативно-правовых актов, до исполнителей. Порядок регистрации осуществляется путем присвоения порядкового номера и литера. Постановлениям присваивается литер «П», распоряжениям по основной деятельности литер «Р», распоряжениям по личному составу присваивается  литер «ЛС». Нумерация ведется с начала и до конца года раздельно, для каждого вида документов. Зарегистрированные, оформленные и размноженные копии документов в трехдневный срок доводятся до исполнителей.

 

XIII. Машинописные и копировально-множительные работы. Звукозапись мероприятий

 

8.1.         Согласование с заинтересованными лицами служебные документы за подписью главы администрации муниципального образования, его заместителя печатаются и оформляются на номерных бланках, при наличии таковых, специалистом сектора по кадровой, организационно-контрольной работе, если они направляются Губернатору области, в Правительство Саратовской области, депутатам Государственной Думы, депутатам областной Думы. Остальные документы печатаются непосредственно в отделах, секторе администрации муниципального образования город Балашов с соблюдением установленных правил печатания.

8.2.         Для печатания принимаются только служебные материалы направленные главой и заместителем администрации муниципального образования город Балашов. Печатание под диктовку не допускается.

8.3.         Печатание производится в порядке очередности поступления и значимости материалов. Порядок печатания внеочередных документов определяется заведующим сектором по кадровой, организационно-контрольной работе.

8.4.         Все документы должны быть тщательно отредактированы. Исполнитель обязан проверить рукопись документа. Особое внимание должно быть обращено на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, географических названий, наименований организаций, цифр, дат. Сокращения слов применяются только общепринятые.

8.5.         Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или красными чернилами, к печатанию не принимаются.

8.6.         Документы, должны быть изготовлены на компьютере и переданы в сектор по кадровой, организационно-контрольной работе, для оформления документов вместе с сменными (внешними) носителями (дискета, флеш - накопитель, диск) с записью текста в последнем варианте, или электронной почтой.

8.7.         Служебные документы, подлежащие размножению, должны быть тщательно подготовлены. Оригиналы печатаются на белой бумаге.

8.8.         Копировально-множительные работы (тиражирование документов) в администрации муниципального образования город Балашов, осуществляется специалистом сектора по кадровой, организационно-контрольной работе. На тиражирование сдаются только служебные документы. Объемные материалы (свыше 100 печатных листов формата А-4) размножаются в типографии.

8.9.         Тиражирование документов производится по заявке, подписанной руководителем, не ниже начальника отдела. Заявки выполняются в порядке очередности их поступления. Учет количества копий ведется по заявкам и по показаниям счетчиков копировальных машин.

IХ. Порядок подготовки, рассмотрения и внесения проектов решений в Совет муниципального образования город Балашов

9.1. Согласно, регламента Совета депутатов муниципального образования город Балашов правом внесения в Совет проектов решений подготовленных администрацией муниципального образования город Балашов обладает глава администрации муниципального образования город Балашов или лицо, замещающее данную должность.

9.2.  Вносимые проекты решений для рассмотрения на заседании Совета предоставляются в Совет для их регистрации только после заключения юриста аппарата Совета  о соответствии действующему законодательству и принятым правовым актам Совета.

9.3.  Проекты, предлагаемые к рассмотрению на очередном заседании Совета,  вносятся не позднее 10 дней до проведения очередного заседания Совета.

9.4.  Проекты, предлагаемые к рассмотрению на внеочередном заседании Совета, вносятся для рассмотрения не позднее 4 дней до проведения внеочередного заседания Совета.

9.5.  Ко всем вносимым в Совет проектам прикладывается пояснительная записка, содержащая краткое изложение существа проекта, необходимые обоснования (справки о фактическом состоянии дел, экспертные заключения правового, экономического или иного характера, финансовые расчеты, иные материалы соответствующие специфике вопроса, подлежащего рассмотрению). К проектам, вносимым в порядке реализации правотворческой инициативы граждан, дополнительно прикладываются документы, определенные Положением «О правотворческой инициативе граждан».

9.6. Проекты решений Совета с соответствующими документами, предоставляются в сектор по кадровой, организационно-контрольной работе администрации муниципального образования город Балашов, для обобщения материалов, согласования их с главой администрации муниципального образования город Балашов и предоставления их в Совет, для рассмотрения на заседании.

 

X. Подготовка и оформление документов заседаний совещаний

 

10.1.    Организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых главой администрации муниципального образования город Балашов, осуществляет сектор по кадровой,  организационно-контрольной работе.

10.2.    В протоколе указываются дата, время и место проведения, состав участников, обсуждаемые вопросы, фамилия и должность председательствующего.

10.3.    По каждому рассмотренному вопросу в протоколе указываются выступающие, содержание принятого решения, ответственные за исполнение, срок реализации.

10.4.    Общие требования к оформлению протокола совещания и протокола заседания администрации муниципального образования город Балашов (Приложение №11).

10.4.1. В заголовок текста протокола следует включать наименование совещательного органа, которым проводится совещание, или указание на то, что данный документ является протоколом заседания администрации муниципального образования город Балашов.

10.4.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

10.4.3. Вводная часть текста располагается под реквизитом «Заголовок», состоит из разделов: «Председатель», «Присутствующие», «Повестка дня», в тексте протокола заседаний могут быть также разделы «Постоянные участники заседаний» и «Приглашенные».

В разделе «Председатель» указываются инициалы и фамилия, должность председателя совещания.

В разделе «Присутствовали» протокола совещания при количестве участников свыше 15 человек указывается, как правило, общее количество присутствующих. К протоколу прилагается список. При количестве участников до 15 человек в протоколе совещания в разделе «Присутствовали» перечисляются фамилии всех участников совещания в последовательности, соответствующей занимаемой должности, и с разбивкой по вопросам повестки.

Если на соответствующее заседание администрации муниципального образования город Балашов приглашаются постоянные участники заседаний, то в разделе «Постоянные участники заседаний» указываются в алфавитном порядке их фамилии и инициалы, а справа от фамилий должности участников. Остальные присутствующие на заседании указываются в разделе «Приглашенные».

В разделе «Повестка дня» перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на совещании. Вопросы располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения. Формулируется вопрос, как правило, в именительном падеже или с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос «О чем?», «Об итогах…», «О деятельности…».

10.4.4. Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня совещания (заседания). Разделы строятся по единой схеме:

 

1.  СЛУШАЛИ-ВЫСТУПАЛИ-РЕШИЛИ;

2.  СЛУШАЛИ-ВЫСТУПАЛИ-РЕШИЛИ и т.д.

Содержание разделов зависит от формы изложения протокола, которая бывает краткой или полной.

Протокол краткой формы изложения составляется в случае ведения стенограммы совещания (заседания).

В протоколе краткой формы изложения в разделах «СЛУШАЛИ» указываются только фамилии докладчиков, а в разделах «ВЫСТУПАЛИ» фамилии выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня. При этом тексты докладов прилагаются к протоколу, где делают ссылку «Текст доклада прилагается». Раздел "ВЫСТУПИЛИ" может отсутствовать, если протокольное решение принимается без обсуждения.

В протоколе полной формы изложения в разделах «СЛУШАЛИ» излагается краткое содержание докладов по вопросам повестки дня. В разделах «ВЫСТУПАЛИ» делается запись всех выступлений по каждому вопросу повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов на них (слова «Вопрос» и «Ответ») указывать не следует, вместо них проставляются инициалы и фамилии спрашивающего и отвечающего.

В разделе «РЕШИЛИ» излагается текст принятых на совещании (заседании) решений с указанием при необходимости конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностного лица, ответственного за контроль исполнения.

10.5.  Протоколы заседаний администрации муниципального образования город Балашов составляются, нумеруются и датируются специалистами сектора по кадровой, организационно-контрольной работе, подписываются главой администрации муниципального образования город Балашов.

 

XI. Основные положения по работе с обращениями граждан

 

11.1. Обращения граждан, (заявления, предложения, жалобы), поступившие в адрес главы администрации муниципального образования город Балашов, заместителя главы администрации, регистрируются в секторе по кадровой, организационно-контрольной работе.

11.2. Регистрация обращений граждан производится в соответствии с установленной формой в «Журнал регистрации обращений граждан».

11.3. Все зарегистрированные обращения граждан, проверяются на повторность поступления.

11.4. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его обращение.

11.5. Зарегистрированные обращения граждан, в зависимости от их содержания, передаются на рассмотрение главе администрации муниципального образования город Балашов, заместителю главы администрации муниципального образования город Балашов.

11.6. Если письменное обращение граждан направлено на исполнение нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению осуществляет и координирует указанный в резолюции первым. Сроки исполнения обращений граждан осуществляются в соответствии с Федеральным Законом № 59-ФЗ, областным законодательством и контролируются в секторе по кадровой, организационно-контрольной работе администрации муниципального образования город Балашов.

11.7. Обращения граждан не направляются на рассмотрение должностным лицам, действия которых обжалуются.

Обращение граждан считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, дан ответ заявителю в письменной форме, и если требуется, организации, из которой поступило заявление.

11.8   Прием граждан главой администрации муниципального образования город Балашов, заместителем главы администрации муниципального образования город Балашов проводится в кабинете Главы администрации, согласно утвержденному графику: каждую вторую и четвертую субботу  месяца, с 9⁰⁰ ч. до 12⁰⁰ ч.

Заявления от граждан, полученные на приеме, регистрируются в «Журнале регистрации обращений граждан» и организуется контроль за их исполнением в секторе по кадровой,  организационно-контрольной работе.

 

XII. Составление номенклатурных дел

 

12.1. Номенклатура дел администрации муниципального образования город Балашов – это систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения, заводимых в органе исполнительной власти образования, и оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполнительных документов в дела, определения сроков их хранения и является основной для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а в ведомственном архиве (далее ведомственный архив) муниципального образования город Балашов используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

12.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом об администрации муниципального образования город Балашов и его функциональных структурных подразделениях, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предстоящие годы.

Номенклатура дел включает в себя все виды документов, образующихся в деятельности администрации муниципального образования город Балашов и его функционального структурного подразделения.

В номенклатуру дел также включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий администрации муниципального образования город Балашов или прекращения его деятельности

12.3. Номенклатура дел функционального структурного подразделения (Приложение № 12) составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу делопроизводства администрации муниципального образования город Балашов, для составления сводной номенклатуры дел.

Вновь созданная администрация муниципального образования или ее структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в сектор по кадровой, организационно-контрольной работе администрации муниципального образования город Балашов.

12.4. Сводная номенклатура дел (Приложение №13) администрации муниципального образования город Балашов на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года сектором по кадровой, организационно-контрольной работе администрации муниципального образования город Балашов, подписывается заведующим сектором по кадровой, организационно-контрольной работе, согласовывается с филиалом ОГУ «Государственный архив Саратовской области» в г. Балашове, утверждается главой с администрации муниципального образования город Балашов и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В течение года по согласованию, с филиалом ОГУ «Государственный архив Саратовской области» в г. Балашове, в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

Согласовывается номенклатура дел с филиалом ОГУ «Государственный архив Саратовской области» в г. Балашове не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре администрации муниципального образования город Балашов.

12.5. После утверждения сводной номенклатуры дел функциональное структурное подразделение администрации муниципального образования город Балашов, получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

12.6. Графы номенклатуры дел администрации муниципального образования город Балашов и его структурного подразделения заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранить одинаковые индексы для однородных дел в пределах отделов; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел, которые должны четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, поручения и т.д.); название администрации муниципального образования город Балашов или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разное", "разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "Документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

"Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады, информации)".

Термин "Документы" применяется в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документ (например: «Документы к протоколам заседания коллегии администрации»).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Годовые планы финансовых мероприятий", "Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок распоряжения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии по типовой или примерной отраслевой номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается филиалом ОГУ «Государственный архив» в г. Балашове и ЭК администрации муниципального образования город Балашов.

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2006 года), о выделении дел к уточнению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти муниципального образования для продолжения и др.

12.7. Если в течение года в администрации муниципального образования город Балашов возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

12.8. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 

XIII. Формирование и оформление дел

13.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В администрации муниципального образования город Балашов дела формируются, как правило, децентрализовано, т.е. в отделах, секторе и в структурном подразделении.

13.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

проверять правильность оформления документов, т.е. наличие необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей должностных лиц, заверяющих копии;

по объему дело не должно превышать 250 листов (30-40 мм). При большом количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов (частей). В этом случае номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

13.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. При этом приложения большого объема должны выделяться в отдельные тома.

Документы коллегии группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы органов исполнительной власти образования и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявления граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ – ответ помещается за документом – запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

13.4. Оформление дела (подготовка дела к хранению) включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел производится работниками, в обязанности которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

13.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное формирование дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, не проводить систематизацию в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

13.6. Документы, составляющие дела, прошиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

13.7. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется и оформляется по установленной форме (Приложение № 14), в которой указывается наименование администрации муниципального образования город Балашов, наименование структурного подразделения, номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование администрации муниципального образования город Балашов указывается полностью, в именительном падеже;

наименование функционального структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой администрации муниципального образования город Балашов;

номер дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел администрации муниципального образования город Балашов;

заголовок дела – переносится из номенклатуры дел администрации муниципального образования город Балашов, согласованной с ЭК филиала ОГУ «Государственный архив» в г. Балашове;

дата дела – указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами;

срок хранения дела – переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно";

архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭК филиала ОГУ «Государственный архив Саратовской области» в г.Балашове (до этого он проставляется карандашом).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в которой будут передаваться дела администрации муниципального образования город Балашов, обозначения кодов государственного архива и администрации муниципального образования город Балашов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

13.8. Внутренняя опись документов дела составляет для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение №15), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

13.9. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

13.10. В конце каждого дела постоянного срока хранения подшивается чистый бланк листа-заверителя дела по установленной форме (Приложение №16), где указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество внутренней описи, оговариваются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии и т.п.), дата и разборчивая подпись сотрудника, оформлявшего дело.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки.

13.11. Дела, оформленные с нарушением установленных правил, на хранение в архив не принимаются, а возвращаются исполнителю для дооформления. 

 

XIV. Организация оперативного хранения документов

14.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив администрации муниципального образования город Балашов, дела хранятся по месту их формирования.

Руководители функциональных структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

14.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения заведующего сектором по кадровой, организационно-контрольной работе. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы администрации муниципального образования город Балашов или его заместителя.

Изъятие документов из дел постоянного хранения, допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы администрации муниципального образования город Балашов с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выемки документов.

 

XV. Порядок передачи дел на хранение в архив

 

15.1. В ведомственный архив администрации муниципального образования город Балашов передаются дела, с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, включая документы по личному составу, не позднее чем через 3 года после завершения их в делопроизводстве.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

15.2. Подготовка документов к передаче на хранение в ведомственный архив включает работу по проведению экспертизы ценности документов.

15.3. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

15.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации муниципального образования город Балашов, создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК). Функции и права ЭК, а также организация ее работы, определяются Положением об ЭК, которое утверждается главой администрации муниципального образования город Балашов.

15.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в администрации муниципального образования город Балашов, специалистами делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством специалистов архива.

15.6. Отбор документов для постоянного хранения, проводится на основании перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации муниципального образования город Балашов, путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Некоторые виды документов имеют по типовым перечням срок хранения с отметкой "ЭК". Отметка "ЭК", поставленная в перечне рядом с указанным сроком хранения к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться на архивное хранение.

Дела с отметкой "ЭК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК администрации муниципального образования город Балашов.

15.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись предоставляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией.

15.8. Описи дел структурных подразделений администрации муниципального образования город Балашов составляются по установленной форме (Приложение №17) в трех экземплярах отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу и представляются в ведомственный архив через год после завершения дел в делопроизводстве.

По этим описям документы сдаются в архив администрации муниципального образования город Балашов.

15.9. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел подписывается составителем с указанием его должности и утверждается главой администрации муниципального образования город Балашов.

15.10. Акты о выделении документов и дел к уничтожению (Приложение №18) рассматриваются на заседании ЭК администрации муниципального образования город Балашов одновременно с описями дел и утверждаются главой администрации муниципального образования город Балашов; после утверждения ЭК архивного учреждения администрации муниципального образования город Балашов, имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные в 2005 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 года.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей администрации муниципального образования город Балашов, структурного подразделения. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

15.11. Дела, подлежащие уничтожению, сдаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

15.12. Передача дел в архив администрации муниципального образования город Балашов осуществляется по графику, составленному сектором по кадровой, организационно-контрольной работе, согласованному с начальниками отделов, передающих документы в архив, и утвержденному главой администрации муниципального образования город Балашов.

15.13. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив, в присутствии работника отвечающего за ведение делопроизводства.

В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива и лица передавшего дела.

15.14. Дела, увязанные в связки, доставляются в ведомственный архив сотрудниками структурных подразделений.

15.15. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации муниципального образования город Балашов лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в ведомственный архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

15.16. До передачи в филиал ОГУ «Государственный архив Саратовской области» в г. Балашове документы подлежащие государственному хранению, хранятся в ведомственном архиве в течении 5 лет, а материалы по личному составу - согласно номенклатуре дел. По истечении указанных сроков эти дела передаются в филиал ОГУ «Государственный архив Саратовской области» в г. Балашове в установленном порядке.

15.17. Дела и копии документов, хранящиеся в ведомственном архиве, предоставляются работникам администрации муниципального образования город Балашов, а также структурного подразделения для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование (не белее одного дня) вне архива.

Подлинники постановлений, распоряжений, протоколы заседаний, совещаний администрации муниципального образования  город Балашов не выдаются, кроме случаев, установленных действующим законодательством.

 

XVI. Обеспечение сохранности печатей и бланков

 

16.1. В деятельности администрации муниципального образования используется:

круглая «Гербовая печать» администрации муниципального образования  город Балашов с изображением Герба Балашовского образования – ставится на подпись главы администрации муниципального образования город Балашов и его заместителя на финансовые документы, договора, соглашения, акты, грамоты, уставы, гарантийные письма и др. ответственное должностное лицо за хранение и использование данной печати глава администрации муниципального образования город Балашов;

круглая печать «Для документов» администрации муниципального образования город Балашов – ставится для заверения подписи должностного лица подписавшего документ, на всех документах кроме финансовых документов;

для проставления оттиска о согласовании проектной  документации поступающей в отдел по управлению муниципальным имуществом, землепользованию, архитектуре и градостроительству применяется мастичный штамп с надписью:

 СОГЛАСОВАНО

____ _____________20___г.

Отдел по управлению муниципальным

имуществом, землепользованию, архитектуре

и градостроительству администрации

муниципального образования город Балашов

 

для проставления оттиска о согласовании проектной  документации поступающей в отдел по жилищно-коммунальному хозяйству применяется мастичный штамп с надписью:

 СОГЛАСОВАНО

____ _____________20___г.

Отдел по жилищно-коммунальному хозяйству администрации муниципального образования город Балашов

 

16.2. Оттиск печати ставится на документах в указанных местах или должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и часть подписи.

16.3. Изготовление штампов и печатей для использования в работе администрации муниципального образования город Балашов, осуществляется по разрешению главы администрации муниципального образования город Балашов в соответствии, с рекомендациями заместителя главы администрации муниципального образования город Балашов и эскизами согласованными с начальником юридического отдела и заведующим сектора по кадровой, организационно-контрольной работе администрации муниципального образования город Балашов. После необходимых согласований составляется письмо за подписью главы администрации муниципального образования муниципального образования на изготовление печати или штампа с приложением утвержденного эскиза печати и штампа. После подписания письма и регистрации его в секторе по кадровой, организационно-контрольной работе администрации муниципального образования город Балашов, данные документы направляются адресату, для изготовления необходимых штампов и печатей.

16.4.   Ответственность за хранение и правильное использование возлагается:

круглой гербовой печати администрации муниципального образования  город Балашов с изображением Герба Балашовского образования – на главу администрации муниципального образования город Балашов;

круглой печати для документов администрации муниципального образования город Балашов – на заместителя администрации муниципального образования город Балашов;

штампов согласования проектной  документации поступающей в отдел по управлению муниципальным имуществом, землепользованию, архитектуре и градостроительству – на начальника отдела по управлению муниципальным имуществом, землепользованию, архитектуре и градостроительству;

штампов согласования проектной  документации по проведению воды поступающей в отдел по жилищно-коммунальному хозяйству – на начальника отдела по жилищно-коммунальному хозяйству;

бланков писем, постановлений, распоряжений администрации  муниципального образования город Балашов – на заместителя администрации  муниципального образования город Балашов.

Печати, штампы и бланки подлежат хранению только в сейфах или металлических шкафах.

16.5. О случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность заместитель главы администрации муниципального образования город Балашов.

16.6. Пришедшие в негодность аннулированные печати и штампы сдаются заместителю администрации, а он в свою очередь отдает в сектор по кадровой, организационно-контрольной работе для списания и уничтожения в установленном порядке.

Контроль за изготовлением, правильностью хранения и использования бланков, печатей и штампов осуществляет заместитель администрации муниципального образования город Балашов.

 

 

Глава администрации

муниципального образования

город Балашов                                                                   И.В. Талалайкин

 

 

 

 

 

 

Приложение № 1

к Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования

город Балашов

 

 

Регистрационная карточка входящего документа

 

 

Срок выполнения                                      Вид документа корреспондент
Дата поступления и входящий номер	Дата и номер документа
Краткое содержание
Резолюция
Результат выполнения

 

 

Регистрационная карточка исходящего документа

 

 

Исходящий рег. номер		от
Куда направлен документ	Кому
Откуда	От кого
Вид документа
Содержание
Исполнитель
Кто подписал                                                               тел./факс
Вид отправления	Примечание

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 2

к Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования город Балашов

 

 

 

 

 

 

Регистрационная контрольная карточка
Срок выполнения:	Вид документа:
Корреспондент:
Дата поступления и входящий номер:	Дата и номер документа:
Краткое содержание:
Резолюция руководства
Подпись:
Результат выполнения:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 3

к Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования город Балашов

 

 

 

Расположение реквизитов и границы зон

на формате А 4 углового бланка

 

 

 

 

                                                                          

Приложение № 4

к Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования город Балашов

 

 

 

Расположение реквизитов и границы зон

на формате А 4 продольного бланка

 

 

 

 

Приложение № 5

к Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования город Балашов

 

Особенности написания дат, чисел и употребляемых сокращений слов

 

I. Написание дат и чисел

 

1. Способы датирования документов.

Для подписания, утверждения и согласования документов используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования.

Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм (например: 13 октября 1996 года).

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов и в иных случаях. При этом дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 мая 2001 года следует оформлять 15.05.2001 (в конце точка не ставится). Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2001.05.15.

2. Оформление дат в текстах документов.

Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом:

3 ноября 1996 года, в ноябре 1996 года, в первом полугодии 1996 года, в I квартале 1996 года, за 11 месяцев 1996 года, в 1996 году, бюджет на 1996 год, с 1988 по 1996 год, в 1993-1996 годах.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово.

Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетаниях типа: представители Российской Федерации на восемьдесят пятом заседании Генеральной Ассамблеи ООН.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: II очередь строительства.

Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого, например: 5-й, 6-й класс; 9-е и 10-е классы; в 8-й или 9-й класс; советники государственной службы 2-го и 3-го классов.

Если несколько (более двух) порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание наращивается только у последнего, например: ученики 5, 7, 9-х классов; референты государственной службы 1, 2 и 3-го классов.

Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго, например: 8-10-е классы, 50-60-е годы, в 20-30-х годах.

Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным, например: в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице N 8, из приложения N 6.

Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений и таблиц, но не ставится перед порядковыми номерами иллюстраций, глав, страниц, например: приложение N 2, таблица N 1, глава 4, страница 5.

Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции принято обозначать века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний, например:

XX век, XIX-ХХ века, XX столетие

I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал

X Международный астрономический съезд

XII Олимпийские игры

XXV Всемирная ассамблея здравоохранения.

3. Написание чисел.

Для написания чисел используется буквенная (четыре пишущие машины), цифровая (20 печатных листов) и буквенно-цифровая (130-тысячный) формы чисел.

Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн., млрд.: 5 тыс. рублей, 12 млн. рублей, 20 млрд. рублей.

Составные количественные числительные пишутся раздельно в полной или сокращенной форме: один миллион девятьсот сорок пять тысяч шестьсот сорок один рубль (1945641 рубль).

В тексте составные количественные числительные рекомендуется писать цифрами, а в начале абзаца - словами.

Если при числе дано сокращенное обозначение единицы измерения, число (даже однозначное) должно быть дано цифрами, например: 3 л, 12 г, 580 кг.

Если в предложении наряду с однозначными часто встречаются и многозначные количественные числительные, в целях унификации следует и однозначные количественные числительные писать цифрами, за исключением числительных в косвенных падежах, например: в библиотеку поступило 5 компьютеров, а в архив - 3 или: в библиотеке не хватает трех машин, в архиве - двух.

Названия единиц измерения в тексте постановлений, распоряжений рекомендуется писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн. тонн; в приложениях - сокращенно: 5 тыс. м, 16 т, 120 кв.м, 60 куб.м, 20 млн. т.

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 46,2 кв.метра, но 28,5 тыс. метров.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова "штук", "человек": 10 автомобилей, а не 10 штук автомобилей; 5 программистов, а не 5 человек программистов. Но пишется: 10 листов бумаги.

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы.

Если в документе встречаются выражения с числительными типа 1,95 раза, то в том же документе подобные числительные, которые обычно рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами, например: ...при увеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в 1,5 раза... (но не "в полтора раза").

Числа приблизительные, когда они стоят на втором месте, рекомендуется писать словами, например: ... получено пачек двести бумаги..., ... человек триста.

В номерах телефонов принято отделять дефисом (или пробелом) справа налево по две цифры, например: 45-12, 3-45-12, 29-02-10, 123-45-12 (или 45 12, ..., 123 45 12).

В номерах автомобилей части двойного номера соединяются дефисом или разделяются пробелом, например: 17-98 ММТ или 15 51 ОЛМ.

Между частями двойного номера дома ставится косая черта, например: ул. Ильинка, д. 90/2.

Литера пишется слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., д. 7а.

Знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм.

Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов и т.п. также пишутся словами.

Знаки N, §, % и т.д. при нескольких числах (т.е. когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда чисел.

Математические обозначения =, <, >, +, - и др. допускается применять только в формулах; в тексте документов их необходимо передавать словами равно, меньше, больше, плюс, минус.

При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.

Не рекомендуется также отрывать знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды от соответствующих цифр.

В этих целях между цифровыми и словесными выражениями проставляется жесткий пробел.

 

II. Написание часто употребляемых сокращений слов

 

4. Требования к употреблению сокращений слов и наименований.

В постановлениях и распоряжениях Губернатора (Правительства) области следует избегать употребления сокращенных слов, наименования упоминаемых органов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием.

В официальных документах не допускается употребление сокращения "РФ" вместо слов "Российская Федерация".

При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенное наименование.

5. Написание буквенных аббревиатур.

Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: МВД, МГУ, ООН.

Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся:

прописными буквами, если образованы от имени собственного, например: МИД, ВАК, (МИДа, ВАКу), а также ГОСТ (ГОСТом);

строчными буквами, если образованы от имени нарицательного, например: вуз (вуза).

6. Требования к сокращению часто употребляемых слов и величин. Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а их написание - унифицировано. Например, сокращенно записываются:

 

названия единиц измерения (при цифрах):

метр - м                                             тонна - т                                            миллиметр – мм      

гектар - га                                         килограмм - кг                                 грамм - г

секунда - с                                         центнер - ц

 

 

различные обозначения:

 

область - обл.                                    миллион - млн.                                 кабинет – каб.

район - р-н (при названии)             миллиард - млрд.                                       комната - к.                

город - г.                                           железнодорожный - ж.д.                      тысяча - тыс.

село - с. (при названии)                   страница - с. (при цифрах)             то есть - т.е.

проспект - просп.                             площадь - пл.                                               лист - л. (при цифрах)

таблица - табл.                                 улица - ул.                                        пункт - п.

проезд - пр.                                       рисунок - рис.

дом - д.                                              другой (другие) - др.

корпус - корп.                                  смотри - см.

подъезд - под.                                   прочее - пр.

этаж - эт.                                           и тому подобное - и т.п.

и так далее - и т.д.                            годы - гг. (при цифрах)

 

Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и последующих десятичных знаков для различных типов, размеров, видов, одного названия, как правило, должно быть одинаковым. Например: 89,775; 16,323.

В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифр слов год, годы, необходимо сокращать и слова век, века после цифр, обозначающих столетия.

Если однажды в тексте фамилия написана с двумя инициалами, например: Иванов В.В. или В.В.Иванов, она и в дальнейшем должна писаться так же.

Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества от фамилии, переносить их на другую строку или страницу.

 

 

 

 

Приложение № 6

к Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования город Балашов

 

 

АДМИНИСТРАЦИЯ 

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ  ГОРОД  БАЛАШОВ

БАЛАШОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

 

От «_____» ___________ 20____ г. № _____- П

 

г. Балашов

 

«О______»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава администрации

муниципального образования

город Балашов                                                                   И.В. Талалайкин

 

Приложение № 7

к Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования город Балашов

 

 

АДМИНИСТРАЦИЯ 

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ  ГОРОД  БАЛАШОВ

БАЛАШОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

 

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

 

от__________ 20__ года № ___- р 

 

г. Балашов

 

«О ____»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава администрации

муниципального образования

город Балашов                                                                   И.В. Талалайкин

Приложение № 8

к Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования город Балашов  

 

 

 

АДМИНИСТРАЦИЯ 

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ  ГОРОД  БАЛАШОВ

БАЛАШОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

	ул. Советская, 178, г. Балашов Саратовская область, 412300, Тел.:  (845-45) 4-43-75 Факс: (845-45) 4-43-75

 

 

______________ № ______________

На _________ от _______________

 

 

 

                                       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава администрации

муниципального образования

город Балашов                                                                   И.В. Талалайкин

 

Исп.:

Тел.:  

Приложение № 9

к Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования город Балашов

 

 

Лист согласования

к постановлениям и распоряжениям администрации муниципального образования город Балашов

 

 

Проект внесен ____________________________________________________________

                                               (отделом, структурным подразделением, сектором)

 

СОГЛАСОВАНО:

 

Дата получения и согласования

 

 

______________________   Заместитель главы администрации

муниципального образования город Балашов

 

______________________   Начальник юридического отдела

 

______________________   Руководитель структурного подразделения

 

______________________   Начальник отдела по экономике

 

______________________   Начальник отдела по финансам

 

______________________   Исполнитель

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 10

к Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования город Балашов

 

 

  Лист согласования

к  распоряжениям по личному составу администрации муниципального образования город Балашов

 

 

 

Проект внесен: сектором по кадровой, организационно – контрольной _работе

                                               (отделом, структурным подразделением, сектором)

 

СОГЛАСОВАНО:

 

Дата получения

и согласования

 

 

______________________   Заместитель главы администрации

муниципального образования город Балашов

 

______________________   Заведующий сектором по кадровой, 

                                               организационно – контрольной работе

 

______________________      Начальник отдела по финансам

 

______________________   Руководитель структурного подразделения

 

_______________________ Исполнитель

 

 

Приложение № 11

к Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования город Балашов

 

 

ПРОТОКОЛ №

Заседания (наименование)

 

«____» _________ 20___ г.                                                          г. Балашов

 

Присутствовали: (перечисляются фамилии в алфавитном порядке без указания должностей).

 

Приглашенные: (перечисляются фамилии приглашенных в алфавитном порядке с указанием должностей).

Повестка дня:

1.  О работе отдела информации по обеспечению деятельности учреждения.

Доклад начальника отдела Сергеева К.И

2.  О предоставлении Кузнецова А.А. к присвоению Почетного звания «Заслуженный работник культуры Российской Федерации»

Доклад начальника отдела Титова М.С.

1. СЛУШАЛИ:

Сергеева К.И. – текст доклада прилагается.

ВЫСЛУШАЛИ:

Яковлев С.Л. – ставит вопрос о дополнительном выделении компьютеров отделу.

Соколов А.С. – предлагает передать отделу массив имеющихся в других подразделениях информационных карточек.

Зайцева О.А. – сообщает об имеющихся в отделах новых разработках по улучшению организации информационных процессов

 

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Одобрить основные направления работы отдела.

1.2. Разрешить административно-хозяйственной службе приобрести для нужд отдела  информатизации три компьютера.

 

2. СЛУШАЛИ:

Титова М. С. - текст выступления прилагается.

 

 

 

 

ВЫСТУПИЛИ:

Семенов Ф.М. – поддерживает предложение о выдвижение Кузнецова А.А на присвоении почетного звания «Заслуженный работник культуры Российской федерации».

Лукьянов И.Н. – говорит о серьезных заслугах Кузнецова А.А. в деле развития отечественной культуры.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1.Выдвинуть Кузнецова А.А. на присвоение ему Почетного звания «Заслуженный работник культуры Российской Федерации».

 

 

 

 

 

Председатель                       _________________             А.В. Иванов

                                                        (подпись)

 

 

 

Секретарь                             ________________               Л.Ф. Петрова

                                                        (подпись)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 12

к Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования город Балашов

 

Форма номенклатуры дел структурного подразделения

 

Администрация муниципального

образования город Балашов

 

Отдел по финансам администрации

муниципального образования город Балашов

 

Номенклатура  дел

__________ N ____

_________________

(место составления)

на ____ год

 

┌──────┬───────────┬──────────────┬────────────────────────┬────────────┐

│Индекс│ Заголовок │Кол-во ед. хр.│Срок хранения и N статей│ Примечание │

│ дела │   дела    │              │       по перечню       │            │

├──────┼───────────┼──────────────┼────────────────────────┼────────────┤

│   1  │     2     │      3       │           4            │      5     │

├──────┴───────────┴──────────────┴────────────────────────┴────────────┤

│                          Наименование раздела                         │

├──────┬───────────┬──────────────┬────────────────────────┬────────────┤

│      │           │              │                        │            │

└──────┴───────────┴──────────────┴────────────────────────┴────────────┘

 

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения                  Подпись                Расшифровка подписи

 

Дата

 

Согласовано*

Протокол ЭК структурного подразделения

от _______________________ N _________

 

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив)      Подпись          Расшифровка подписи

 

Дата

──────────────────────────────

* При наличии ЭК структурного подразделения.

Приложение № 13

к Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования город Балашов

Администрация

муниципального образования

город Балашов

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                УТВЕРЖДАЮ:

                                                                           Глава администрации

_____________ № ______                                муниципального

______________________                               образования город Балашов

    (место составления)     

на ………….. год

Индекс дела	Наименование структурных подразделений, разделов и заголовки дел	Количество ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Наименование раздела

 

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства органа

исполнительной власти района               Подпись     Расшифровка подписи

 

Дата

 

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

 

СОГЛАСОВАНО                                              СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                                                     Протокол ЭПК Балашовского

администрации муниципального                     филиала Саратовского

образования город Балашов                                     обл. архива

от_________ № ______                                             от.___________ № ______

 

Итоговая запись в категориях и количестве дел , заведенных в _______- году

в_________________________________________________________________

 

 

 

 

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

 

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства органа

исполнительной власти образования     Подпись     Расшифровка подписи

 

Дата

 

Итоговые сведения передачи в архив.

 

 

Наименование должности

передававшего сведения                          Подпись     Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 14

к Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования город Балашов

 

 

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

 

 

                                                                           Код обл. архива______

                                                                           Код органа исполнительной

                                                                           власти образования________

 

__________________________________________________Ф. №     ________

__________________________________________________Оп. № ________

__________________________________________________Д. №      ________

__________________________________________________

                                               (Наименование архивного учреждения)

 

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

      (Наименование органа исполнительной власти и структурного подразделения)

 

                                                                                  Дело №__________ Том №_______

 

                                                           (Заголовок дела)

 

                                                           (Дата дела)

 

                                                                                              На ___________ листах

                                                                           Хранить_____________

Ф. №    ______

Оп. №  ______

Д. №    ______

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 15

к Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования город Балашов

 

              Внутренняя опись документов дела N __________

 

 

┌──────┬─────────┬──────────────┬─────────────┬─────────────┬───────────┐

│N п/п │ Индекс  │Дата документа│  Заголовок  │Номера листов│ Примечание│

│      │документа│              │  документа  │    дела     │           │

├──────┼─────────┼──────────────┼─────────────┼─────────────┼───────────┤

│  1   │   2     │      3       │      4      │      5      │      6    │

├──────┼─────────┼──────────────┼─────────────┼─────────────┼───────────┤

│      │         │              │             │             │           │

└──────┴─────────┴──────────────┴─────────────┴─────────────┴───────────┘

 

Итого __________________________________________________ документов

                          (цифрами и прописью)

 

Количество листов внутренней описи __________________________________

                                             (цифрами и прописью)

 

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                                      Подпись            Расшифровка подписи

 

Дата

 

Приложение № 16

к Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования город Балашов

 

 

                     Лист-заверитель дела N _________

 

В деле подшито и пронумеровано __________________________________

                                           (цифрами и прописью)

____________________________________________________________ листов,

     в том числе:

     литерные номера листов __________________________________________

     пропущенные номера листов ______________________________________

     + листов внутренней описи ________________________________________

 

┌──────────────────────────────────────────────┬────────────────────────┐

│     Особенности физического состояния и      │       Номера листов    │

│              формирования дела               │                        │

├──────────────────────────────────────────────┼────────────────────────┤

│                      1                       │             2          │

├──────────────────────────────────────────────┼────────────────────────┤

│                                              │                        │

└──────────────────────────────────────────────┴────────────────────────┘

 

Наименование должности лица,

составившего лист - заверитель дела      Подпись      Расшифровка подписи

 

Дата

 

Приложение № 17

к Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования город Балашов

 

 

     Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

              по личному составу структурного подразделения

__________________________________________________________________

(наименование органа исполнительной власти)

__________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

 

                                      Утверждаю

                                      Наименование должности руководителя

                                      структурного подразделения

                                      Подпись         Расшифровка подписи

                                      Дата

 

Опись N __________

                ___________________________________________

┌────────┬──────────┬──────────┬─────────┬────────┬──────────┬──────────┐

│  N п/п │  Индекс  │Заголовок │ Крайние │ Кол-во │   Срок   │Примечание│

│        │   дела   │   дела   │   даты  │ листов │ хранения │          │

├────────┼──────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┼──────────┤

│    1   │    2     │    3     │     4   │    5   │    6*    │    7     │

├────────┴──────────┴──────────┴─────────┴────────┴──────────┴──────────┤

│                             Название раздела                          │

├────────┬──────────┬──────────┬─────────┬────────┬──────────┬──────────┤

│        │          │          │         │        │          │          │

├────────┼──────────┼──────────┼─────────┼────────┼──────────┼──────────┤

│        │          │          │         │        │          │          │

└────────┴──────────┴──────────┴─────────┴────────┴──────────┴──────────┘

В данную опись внесено _________________________________________ дел

                                   (цифрами и прописью)

с N ____________ по N ________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________

 

Наименование должности

составителя описи               Подпись               Расшифровка подписи

Дата

 

Согласовано                                                            Согласовано**

Наименование должности                                                 Протокол  ЭК  структурного

руководителя службы делопроизводства             подразделения

органа исполнительной власти                                          от ____________ N ________

 

Подпись          Расшифровка подписи

Дата

──────────────────────────────

* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

** При наличии ЭК структурного подразделения.

Приложение № 18

к Инструкции по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования город Балашов

 

Наименование структурного                     УТВЕРЖДАЮ

Подразделения                                             (Руководитель структурного подразделения)

 

                                                                       подпись (расшифровка)

 

                                                                       Дата

 

АКТ №_________ о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению

На основании______________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы:_________________________

__________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документа	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или №дела по описи	Кол-во дел	Сроки хранения и номера статей по перечню	Приме-чание

Итого дел за __________года_________________________________________

                                                                                  (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за __________годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПК___________________________________

                                                                                  (наименование архивного учреждения)

(протокол от ______________№________________)

 

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                     Подпись              Расшифровка подписи

 

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

От________ №_____

Документы в количестве _________________________________________дел